Miércoles Técnico.
Hola, soy el Cr. Maximiliano Mira Salas. Hoy abordamos una parte fundamental pero frecuentemente subestimada en la gestión de sociedades en EE.UU.: la contabilidad (bookkeeping) conforme a las normas contables estadounidenses.
En FINANCERS, ayudamos a empresas, freelancers e inversores latinoamericanos a cumplir con los estándares técnicos exigidos por el IRS y por los entes regulatorios estatales, asegurando que sus sociedades estén correctamente registradas, organizadas y documentadas. Este orden contable no solo garantiza el cumplimiento normativo, sino que también brinda una base sólida para tomar decisiones estratégicas respaldadas por datos confiables.
📊 ¿Qué es el bookkeeping bajo normativa estadounidense?
El bookkeeping es el proceso de registro sistemático y cronológico de todas las transacciones financieras de una entidad, de acuerdo con los principios de contabilidad generalmente aceptados en Estados Unidos (U.S. GAAP).
Este sistema contable se aplica a:
- LLCs con uno o varios socios (con tratamiento disregarded o como partnership).
- C-Corps o S-Corps registradas en cualquier estado.
- Empresas extranjeras que operan en EE.UU. mediante sucursales, oficinas virtuales, agentes o marketplaces.
Importante: Llevar la contabilidad en EE.UU. no implica solo usar software. Se requiere criterio profesional para clasificar correctamente ingresos, gastos, depreciaciones, pasivos fiscales y cuentas por cobrar, con respaldo documental y conciliación periódica.
📋 Componentes técnicos esenciales de la contabilidad americana.
1. Método contable aplicado:
- Cash basis (base caja): Ingresos y gastos se registran cuando se reciben o pagan. Solo permitido en ciertas entidades pequeñas o de servicios.
- Accrual basis (base devengado): Ingresos y gastos se reconocen cuando se generan, independientemente del flujo de caja. Obligatorio para la mayoría de las C-Corps.
- Plan de cuentas (chart of accounts): Debe reflejar correctamente los rubros permitidos por el IRS: ingresos operativos, gastos deducibles, depreciaciones, amortizaciones, dividendos, etc.
2. Cierre contable y conciliación bancaria mensual: Obligatorio para emitir estados financieros consistentes y sustentar declaraciones fiscales (Form 1120, 1065 o Schedule C).
3. Depreciación y amortización de activos según MACRS: El sistema fiscal estadounidense requiere aplicar tablas específicas de depreciación según clase de activo, vida útil y tipo de uso.
4. Registro de nómina y retenciones: Toda empresa con empleados (incluso freelancers contratados como 1099) debe llevar registros específicos de pagos, retenciones y formularios W-2 / 1099.
⚠️ ¿Por qué es crítico llevar la contabilidad correctamente desde el inicio?
- Evita sanciones por subdeclaración, errores o inconsistencia en formularios fiscales (1040-NR, 1065, 1120, etc.).
- Permite cumplir con requisitos ante el IRS, FinCEN, Franchise Tax Board y otras agencias estatales.
- Facilita el acceso a cuentas bancarias comerciales, procesadores de pagos y financiamiento.
- Es obligatorio para entidades que deben emitir formularios informativos a terceros (por ejemplo, 8805, 1042-S, 1099).
- Respaldará eventuales auditorías del IRS o revisiones regulatorias sobre la sustancia operativa de la entidad.
📌 Nota legal y contable.
Esta comunicación tiene fines meramente informativos y no constituye asesoramiento legal o fiscal. Cada caso debe evaluarse de manera individual, considerando las particularidades fiscales del país de residencia fiscal del contribuyente, su patrimonio global, y los tratados internacionales aplicables. El diseño y mantenimiento del sistema contable de una entidad en EE.UU. requiere la intervención de un contador especializado en normas U.S. GAAP y obligaciones tributarias federales y estatales.
En FINANCERS, ofrecemos servicios contables integrales adaptados a la realidad de emprendedores, freelancers y empresas latinoamericanas con operaciones en EE.UU., desde la implementación del plan de cuentas hasta la elaboración de reportes fiscales y conciliaciones mensuales.
Cr. Maximiliano Mira Salas
Asesor Fiscal Internacional | FINANCERS
