Hola, soy el Cr. Maximiliano Mira Salas. En esta nueva edición del newsletter semanal abordamos un tema frecuente en estructuras operativas internacionales —especialmente aquellas utilizadas por empresas o freelancers latinoamericanos en EE.UU.—: la subcontratación de profesionales o servicios en el exterior.

Si bien se trata de una práctica habitual, es importante recordar que los pagos realizados a contractors internacionales están sujetos a un régimen específico de documentación, retención y reporte ante el IRS. El desconocimiento o la informalidad en este tipo de relaciones puede derivar en pérdida de deducibilidad fiscal, penalidades por omisión de formularios informativos y hasta reclasificaciones por parte de las autoridades tributarias.

🧾 Criterios técnicos del IRS para pagos a contractors extranjeros.

1. Identificación del beneficiario como persona extranjera: Antes de realizar cualquier pago, la empresa debe obtener el Formulario W-8BEN (personas físicas) o W-8BEN-E (personas jurídicas), debidamente completado y firmado, donde el beneficiario declara su condición de extranjero y su país de residencia fiscal.
Recomendación: mantener estos formularios actualizados y archivados electrónicamente, con fecha anterior a la realización del pago.

2. Evaluación de la fuente de ingreso (source of income): El IRS distingue entre ingresos de fuente estadounidense y extranjera. Si el servicio fue prestado fuera de EE.UU., el pago puede considerarse de fuente extranjera, y no estar sujeto a retención. Si fue prestado dentro del país, aplica régimen de withholding.
Recomendación: documentar la ubicación efectiva de la prestación con detalle: dirección del prestador, medios utilizados, cronograma, etc.

3. Análisis de tratado de doble imposición aplicable (CDI): Si EE.UU. mantiene un tratado con el país de residencia del prestador, puede aplicarse una reducción o exención de retención, siempre que el prestador sea beneficiario efectivo y cumpla con los requisitos del CDI.
Recomendación: verificar existencia del CDI y evaluar cláusulas como business profits, permanent establishment y principal purpose test.

4. Cumplimiento de formularios informativos (Ej. Form 1042 y 1042-S): Si el pago está sujeto a retención o es informable, debe presentarse el Form 1042 (anual) y 1042-S por cada beneficiario extranjero. Aun si no hay retención, en muchos casos se requiere reportar el pago.
Recomendación: definir antes del cierre fiscal si corresponde informar, y emitir correctamente el 1042-S con el código de ingreso y tasa aplicable.

5. Registro contable compatible con U.S. GAAP y soporte de gastos: Además del pago, es imprescindible contar con documentación de respaldo: contrato, factura, correo de aceptación del servicio, comprobantes de pago, entregables, etc.
Recomendación: mantener todos los respaldos ordenados, vinculados al asiento contable, y disponibles para inspección.

⚠️ Errores comunes que pueden derivar en contingencias fiscales.

No solicitar el W-8 al contractor antes del pago
Asumir erróneamente que todo pago internacional está exento
No presentar 1042/1042-S cuando hay obligación informativa sin retención
No contar con prueba de la ubicación de la prestación
Confundir contractor extranjero con employee (riesgo de reclasificación)

📌 Nota legal y contable.

Esta comunicación tiene fines meramente informativos y no constituye asesoramiento legal o fiscal. Cada caso debe evaluarse de forma individual, considerando las particularidades fiscales del país de residencia, su patrimonio global, y los tratados internacionales aplicables.

En FINANCERS trabajamos con estructuras que operan internacionalmente. Asistimos a empresas, profesionales e inversores latinoamericanos que contratan colaboradores fuera de EE.UU. desde estructuras domiciliadas en el país, asegurando el cumplimiento con el IRS.

Si tenés pagos pendientes a contractors en el exterior o no sabés si debés reportarlos, podes coordinar una revisión técnica con nuestro equipo.

Cr. Maximiliano Mira Salas
Asesor Fiscal Internacional | FINANCERS 🇦🇷🇺🇸